Организация командировок на предприятии

Если у Вас в компании достаточно много командировок, то эта статья для Вас.

Учет и планирование командировок и расходов обычно выпадает из поля зрения управляющих менеджеров и бухгалтеров. А напрасно!

Понятно, что обычно командировочные расходы не составляют значительную долю затрат в производстве продукции или оказании услуг, выполнении работ.

Но часто это достаточно весомая доля затрат. Опять-таки, многие не учитывают косвенные затраты по оформлению командировок. Это и рабочее время сотрудника, занятого поиском билета или бронированием гостиницы. Это и время на согласование командировки. Время на сбор статистической информации по командировкам.

Многие не учитывают риски компании, когда процесс организации своей командировки отдан на откуп самому сотруднику. Встречаются случаи откровенного мошенничества со стоимостью билетов, транспортных услуг  и номеров в гостиницах.

Поэтому грамотная организация этого процесса позволяет оптимизировать и работу сотрудников и затраты. Какие варианты существуют?

Первый вариант – это грамотная организация всех процессов в самой компании.

Лучше иметь выделенного менеджера (секретаря), который отвечает за покупку билетов и бронирование гостиниц и сопутствующих услуг и ведет статистический учет. Он сам покупает билеты в кассе или в системах бронирования на сайтах компаний.  Либо  такой менеджер контролирует процесс по сотрудникам, которые самостоятельно покупают билеты и бронируют услуги и транспорт. Но этот вариант очень трудоемкий и практически не используется сейчас компаниями, так как придется проверять все стоимости билетов, гостиниц, транспорта и, соответственно, практически дважды проделывать одни и те же операции сотруднику и контролеру.

После завершения командировки, бухгалтер принимает командировочный отчет и проводит все командировочные расходы по счетам баланса. Надо учитывать, что бухгалтер не может контролировать стоимости билетов и услуг. Это не входит в его круг обязанностей и компетенций. Он просто приходует первичные документы, которые предоставляет сотрудник в командировочном отчете.

Опять же получить статистику по командировкам в разрезах, интересующих управляющих менеджеров, из бухгалтерского учета практически не представляется возможным.

Хорошо, если в компании задействована управленческая система учета. И в этой системе предусмотрен блок регистрации документальной информации по командировкам и всех командировочных расходов. Но обычно в этой части системы предусматривают формирование документов на командировку, приказа, командировочного удостоверения, и т.д., и очень редко интересуются билетами, гостиницами, транспортом для командировочного. Считается, что это прерогатива бухгалтерии выдать деньги на командировочные расходы и потом их оприходовать в затраты по первичным отчетным документам.

Второй вариант – это вынесение выше перечисленных задач или части задач на аутсорсинг. На рынке сейчас достаточно много компаний, которые предоставляют такие услуги. При этом здесь тоже есть варианты сотрудничества. Крупные компании по оказанию таких услуг уже давно начали разработку и внедрение автоматизированных систем бронирования билетов и услуг для корпоративных клиентов.

У вас есть возможность самостоятельно выписывать билеты на любые направления, бронировать гостиницы и заказывать другие услуги в системе он-лайн. При этом система автоматически контролирует трэвел-политику  компании в отношении затрат сотрудника и его доступа в систему. Вы можете закрыть доступ сотрудникам к покупке и бронированию и назначить определенных сотрудников, кому позволены такие операции. Остальным сотрудникам можно дать возможность только забронировать направление, а контроль и оплату оставить за выделенным менеджером. У вас есть возможность оплачивать все данные услуги по безналичному расчету, иногда и с отсрочкой платежа,  и корпоративными картами. При необходимости, вы можете заказывать билеты и услуги в офф- лайн режиме, через оператора сервисной компании. Ежемесячно или по индивидуальному плану вы будете получать от сервисной компании весь необходимый пакет документов.

Все эти возможности гибко настраиваются и оформляются индивидуальным договором с корпоративным клиентом. Автоматизированная система бронирования и выписки билетов тоже гибко настраивается под ваши конкретные задачи. Из самой автоматизированной системы и из Личного кабинета Клиента на сайте сервисной компании  вы можете получать любую статистическую информацию по билетам, бронированиям, услугам в разрезе направлений, дат, периодов, по стоимости, сотрудникам, вашим отделам и т.д.

Вы можете заключить с сервисной компанией соглашение о передаче вам данных в электронных кодах, (электронный документооборот), что позволит вам вводить их в ваши автоматизированные системы учета и управления, минуя ручной ввод с первичных документов.

Что касается стоимости таких сервисных услуг. Здесь цены варьируются на рынке достаточно значительно. Это зависит в основном от индивидуальных запросов клиента и, соответственно, от затрат сервисной компании на обслуживание клиента. Так же это зависит и от суммы и периода отсрочки платежа. Но грубо свои затраты можно прикинуть следующим образом.

Например, если ваш сотрудник сам себе ищет и выписывает билет на сайте в Интернете, то он примерно затратит на это как минимум пол часа времени, а то и час. Надо найти подходящий маршрут, сравнить несколько авиакомпаний, или жд предложений, подобрать нужную гостиницу по заданным ценам. Для этого необходимо просмотреть несколько сайтов, потом занести все свои личные данные в систему. Усредненная стоимость рабочего времени сотрудника примерно 250-300 руб. за пол часа. Расчет ведется из предположений, что зарплата составляет 44 тыс.руб. месяц, 22 раб. дня. В день зарплата 2 тыс.руб. Косвенные расходы (налоги на зарплату, НДС, рабочее место) 100%. Итого зарплата сотрудника с косвенными расходами 4 тыс.руб./день,  стоимость 1 часа сотрудника примерно 500 руб.

Понятно, что вы можете прикинуть такие расчеты соответственно вашим данным в компании. В расходах сотрудника на подготовку к командировке необходимо  так же учесть время на оформление командировочного отчета, поход в кассу за деньгами, возможно, поход в кассу за билетом, бронирование гостиницы по телефону и т.д. Поэтому сервисные сборы, которые сейчас предлагают компании на аутсорсинге вполне согласуются с личными затратами компании, если все командировочные расходы она берет на себя. И обычно они меньше затрат компании. При этом у компании появляются дополнительно и возможности контроля и получения любой статистики для управления.

При необходимости можно включать и опции планирования командировок. Современные системы сервисных компаний это тоже позволяют организовать.

Так что выбор остается за вами. Но не стоит пренебрегать профессиональным подходом в таком, казалось бы, простом вопросе, как организация командировок в компании.

И все же лучше это доверить специалистам!

Будем очень благодарны, если Вы поделитесь этой статьей...